Tempus fugit (o sobre la gestió del temps)

Per preocupació personal fonamentada en l’observació de la meva realitat, últimament he dedicat esforços a millorar la meva gestió del temps. Convençuda que pot ser d’utilitat, us faig aquí un resum pràctic de les conclusions.
Primer de tot, cal identificar qui té problemes de gestió de temps. Si us sentiu angoixats o desbordats per la feina, us emporteu feina a casa, viviu de manera precipitada, dubteu i perdeu temps alhora d’escollir la següent tasca a fer, incompliu els compromisos, posposeu feines o demaneu aplaçaments, us apareixen constantment urgències o teniu la sensació d’anar sempre apagant focs, … doncs molt possiblement millorar en la gestió del temps us serà d’ajuda.
Gestionar el temps no vol dir treballar més, sinó treballar més eficientment. I com s’aconsegueix això, direu? Doncs aplicant els principis següents:
• Definir un Pla de Treball Prioritzat. Segons la llei de Pareto, el 20% de les accions ajuden a aconseguir el 80% dels nostres resultats. Tenint això present, no paga la pena identificar i centrar els esforços en aquest 20% de feina? Aclarir quines tasques constitueixen el nostre 20% clau passa per definir els nostres objectius. A partir dels objectius, podem prioritzar les activitats per assolir-los.
• Diferenciar entre tasques importants i tasques urgents. Definits els nostres objectius, podem classificar les accions com IMPORTANTs (=quan contribueixen a assolir els nostres objectius) i/o URGENTs (= quan requereixen execució immediata).
Si fem dos eixos: IMPORTANT i URGENT, podem veure que s’ha de fer amb cada tasca:

• Tasques molt importants i molt urgents, acció
• Tasques molt important i menys urgents, programar-les i treballar-les tots els dies fins a concloure-les. Altrament es tornaran urgents i haurem de córrer.
• Tasques poc importants i molt urgents, dedicar poc temps o posposar o delegar
• Tasques poc importants i poc urgents, delegar o oblidar-nos (=paperera. Si, les tireu a riu!).

• Cada tasca ha de tenir una data límit. Altrament, la tasca tendirà a posposar-se en el temps. Si no ens proporcionen una data límit, és important autoimposar-ne una per a cada tasca. Quan encarregueu feina a algú, definiu una data límit d’entrega i premieu als col·laboradors que avancin la entrega de les seves tasques.
• Cada tasca ha de tenir un temps assignat. El temps avança a diferent ritme quan ens dediquem a una tasca que ens agrada que quan estem treballant en quelcom desagradable; per evitar la tendència a dedicar molt més temps a les tasques bones i postergar les dolentes, doneu un temps estimat per a cadascuna. Si una tasca avorrida només us ocupa mitja hora, segurament us la traureu abans de sobre.
• Identificar i gestionar els lladres de temps i els “distractors”. Cadascú coneix els seus propis lladres de temps, aquelles coses que s’emporten el vostre temps com ara el correu electrònic, internet, el telèfon, les visites inesperades, una reunió no programada, la missatgeria instantània, problemes emocionals, pressions, tensions, discussions, migranyes, etc. Feu una llista de les vostres i busqueu com gestionar cadascuna. Per exemple. Llegir el correu tres cops al dia (primera hora, mig matí i primera hora de la tarda), desactivar el missatger en horari de feina, demanar sempre agenda de les reunions per saber què es tractarà i especialment per veure si la vostre presència aporta, posar horari per a les visites, practicar la Assertivitat per gestionar educadament les visites imprevistes o les converses que es surten del tema, etc.
• Protegir-nos de les interrupcions. Cada cop que patim una interrupció ens desconcentrem i tornar a la feina requereix un temps addicional. Connectar el contestador, fer saber a les nostres amistats i coneixences com contactar-nos (e-mail o mòbil) i a quina hora o inclús aïllar-nos en un altre despatx sense avisar a ningú si tenim molta feina, poden ser algunes solucions.
• Conèixer els vostres ritmes biològics. Personalment treballo millor pel matí, entre les 8 i les 12. Després, per obtenir el mateix resultat, he d’esforçar-me més. Fer les tasques importants en aquests horaris i deixar tasques més mecàniques per la tarda (en el meu cas).
• Gestionar els imprevistos i reservar-nos temps per reaccionar. Com diria Murphy “Shit happens!” i malauradament massa sovint i en el pitxor moment. No planifiqueu les 24 hores del dia, deixeu-vos espai per urgències i imprevistos.
• Tenir en compte els descansos i la vida privada. La nostre planificació ha de ser realista i realitzable, ha de contemplar la delegació en els nostres subordinats i contemplar canvis d’activitat per ajudar-nos a desconnectar. Una activitat no hauria de prolongar-se durant més de 3 o 4 hores; perdem efectivitat i perspectiva.
En resum, planificar la nostra agenda de manera realista, programar les nostres activitats segons prioritats (basades en la importància i/o la urgència) ens ajuda a gestionar el temps i evita que dubtem alhora d’iniciar la següent activitat: la propera de la llista. Les persones que aprofiten més el temps són aquelles que programen les seves activitats. Portar una agenda i revisar-la diàriament ajuda a controlar el compliment de les tasques en una gestió anticipada i ens allunya de la gestió reactiva o d’apagar focs.
Com diu el meu amic Ferran Juan, “tempus fugit, (collons si fugit)”.