Èxit d’un Projecte IT – Com es fa?

En els darrers setze anys he participat en vint projectes de l’ERP SAP R/3 (dels quals 14 corresponen a projectes d’implantació complerts, és a dir, des de la presa de requeriments – o encara abans, en la prevenda – fins a l’arrancada i posterior manteniment. Tot plegat una bona experiència.
Fent revisió d’aquesta trajectòria, volia definir què significa per a mi una arrancada d’èxit; el post recull les meves conclusions.
Primerament, dir que l’èxit el defineix el client, no el consultor. El consultor pot estar més o menys orgullós de la feina feta, però no és la seva avaluació la important, sinó aquella que fa el client. D’altre banda, una feina arrancada a plaç i/o dins del pressupost però que deixa la empresa mal ferida (no s’aconsegueix facturar durant un mes, deixa paralitzat el negoci, etc.) no pot considerar-se èxit.
Així doncs, l’èxit d’un projecte IT requereix d’un client satisfet.
Arribada aquesta conclusió, què necessita un projecte IT per ser un èxit?
• Recolzament total de la Direcció de l’empresa. Res no es mou o decideix sense aquest compromís explícit per part dels patrocinadors del projecte. La seva participació ha de ser, a més activa i resolutiva.
• Bona Comunicació. Un projecte combina la revisió de processos de negoci complexes i de molts interlocutors (usuaris clau, consultors, mànagers, tècnics). S’ha de saber crear un ambient que faciliti la resolució de conflictes. Per exemple, ubicant tots els participants del projecte físicament propers.
• Sentit comú. La planificació del projecte i la metodologia són aspectes importants i necessaris d’un projecte però no deixen de ser una ajuda, una eina. No són regles o lleis inamovibles! El bé comú sempre ha de passar per davant d’aquestes definicions. Aspectes com identificar i avaluar els riscos o definir un pla de contingència (què farem si tot falla el dia de l’arrancada per garantir la continuació del negoci) són exemples d’un bon ús del sentit comú en un projecte IT.
• Cuidar les persones. Els participants i col·laboradors del projecte fan un esforç de tirar endavant una feina amb benefici futur (el projecte IT) i una realitat (el dia a dia). Aquesta dedicació especial s’ha de apreciar i valorar. Està provat que quan es valora la feina feta, les persones treballen millor. En les empreses d’IT, els consultors son el seu principal actiu; quin bon gestor cremaria els seus actius?
• Comptar amb un bon equip, involucrat amb el projecte. Equip amb formació, experiència i competències adequades. Han de compartir valors.

• Gestionar els canvis. És important saber explicar les raons i beneficis que porten a l’organització a implementar el projecte; s’ha de posar especial atenció en transmetre la importància dels canvis, assegurar-se que tothom els percep.
• Qualitat de les dades mestres. Paga la pena dedicar temps i esforç a netejar les dades mestres que es traspassen des del sistema origen. Aquesta inversió es retorna en menys errors d’operativa i facilitar la vida dels usuaris finals en el nou entorn.
• Validació dels processos implementats. L’empresa i especialment els usuaris involucrats han de provar les solucions proposades des de la consultora i han d’identificar el seu negoci en aquestes validacions.
• L’abast del projecte ha de ser realista i apropiat. El nou projecte és el moment ideal per implementar aquella idea o procés que feia temps que volíem engegar … però és realment necessari tenir-ho tot muntat i funcionant per l’arrancada? És convenient ser pràctics i centrar-se en el processos primordials per fer funcionar el negoci; quan el projecte estigui consolidat i l’empresa hagi assumit el canvi, ja hi haurà temps de posar en marxa novetats. La implantació d’un projecte IT tan ampli i complexe com un SAP és feina suficient per estressar el més valent, cal realment afegir-hi més variables de risc? (Nota. Una resposta positiva és plenament legítima, sempre i quan en siguem conscients. “Es que si no ho fem ara, no ho farem mai!”, doncs fem-ho.)
En conclusió, l’èxit d’un projecte IT depèn de que ambdues parts client i consultora quedin contents i recordin l'experiència d’haver treballat junts com enriquidora i positiva. Quan un client em torna a contactar per fer un projecte, sento una especial satisfacció personal perquè entenc que està valorant les nostres col·laboracions anteriors; tot un luxe.