El Principi de Pareto (o llei 80/20)

Preparant una conferència sobre el tema “gestió efectiva del temps”, he recuperat una dada curiosa que s’ha provat real a la pràctica: el 20% de les nostres accions, resulten en el 80% dels nostres assoliments. És a dir, si ens esforcem en identificar el 20% de les nostres tasques importants, les marquem i treballem com prioritàries, aconseguirem els 80% dels nostres objectius; tot plegat amb un desgast molt raonable.
És la anomenada llei 80/20 o principi de Pareto desenvolupat per Joseph M. Juran.
Una regla molt simple que malauradament tendim a oblidar, fins a trobar-nos colgats de merda. Jo la primera: quant cops no m’he trobat fent feines que no serveixen per res!
Per fer-ho simple: cal un pla de tasques a fer. S’inicia fent la llista de totes les tasques que tenim. Acte seguit les classifiquem per importància i urgència (per ubicar-les en el quadrant corresponent de la matriu de gestió del temps – un repàs a “els 7 hàbits de la gent altament efectiva” de Stephen R. Covey pot ajudar-vos en aquesta tasca) i un cop fet així, concentrem els nostres esforços en les tasques realment prioritàries (= importants i no urgents).

I que passa amb les tasques importants i urgents? Doncs que seguint aquest plantejament de gestió de tasques, no n’hauríem de tenir! (al menys a la llarga)

Altre cosa és la gestió dels imprevistos o marrons … per fer front als “browns” els millor és analitzar-los amb serenitat i mirar de trobar el seu millor encaix dins del nostre planning d’activitats, sempre mirant de desplaçar tasques poc prioritàries alhora de fer cabuda a les noves urgències. També és útil preguntar-se per qui és la urgència; us sorprendrà descobrir com la falta de gestió de temps d’altres persones afecta a la vostra vida. Potser podeu animar-los a gestionar millor les seves tasques… Tot un repte per facilitar la vida de tots, oi?

Tempus fugit (o sobre la gestió del temps)

Per preocupació personal fonamentada en l’observació de la meva realitat, últimament he dedicat esforços a millorar la meva gestió del temps. Convençuda que pot ser d’utilitat, us faig aquí un resum pràctic de les conclusions.
Primer de tot, cal identificar qui té problemes de gestió de temps. Si us sentiu angoixats o desbordats per la feina, us emporteu feina a casa, viviu de manera precipitada, dubteu i perdeu temps alhora d’escollir la següent tasca a fer, incompliu els compromisos, posposeu feines o demaneu aplaçaments, us apareixen constantment urgències o teniu la sensació d’anar sempre apagant focs, … doncs molt possiblement millorar en la gestió del temps us serà d’ajuda.
Gestionar el temps no vol dir treballar més, sinó treballar més eficientment. I com s’aconsegueix això, direu? Doncs aplicant els principis següents:
• Definir un Pla de Treball Prioritzat. Segons la llei de Pareto, el 20% de les accions ajuden a aconseguir el 80% dels nostres resultats. Tenint això present, no paga la pena identificar i centrar els esforços en aquest 20% de feina? Aclarir quines tasques constitueixen el nostre 20% clau passa per definir els nostres objectius. A partir dels objectius, podem prioritzar les activitats per assolir-los.
• Diferenciar entre tasques importants i tasques urgents. Definits els nostres objectius, podem classificar les accions com IMPORTANTs (=quan contribueixen a assolir els nostres objectius) i/o URGENTs (= quan requereixen execució immediata).
Si fem dos eixos: IMPORTANT i URGENT, podem veure que s’ha de fer amb cada tasca:

• Tasques molt importants i molt urgents, acció
• Tasques molt important i menys urgents, programar-les i treballar-les tots els dies fins a concloure-les. Altrament es tornaran urgents i haurem de córrer.
• Tasques poc importants i molt urgents, dedicar poc temps o posposar o delegar
• Tasques poc importants i poc urgents, delegar o oblidar-nos (=paperera. Si, les tireu a riu!).

• Cada tasca ha de tenir una data límit. Altrament, la tasca tendirà a posposar-se en el temps. Si no ens proporcionen una data límit, és important autoimposar-ne una per a cada tasca. Quan encarregueu feina a algú, definiu una data límit d’entrega i premieu als col·laboradors que avancin la entrega de les seves tasques.
• Cada tasca ha de tenir un temps assignat. El temps avança a diferent ritme quan ens dediquem a una tasca que ens agrada que quan estem treballant en quelcom desagradable; per evitar la tendència a dedicar molt més temps a les tasques bones i postergar les dolentes, doneu un temps estimat per a cadascuna. Si una tasca avorrida només us ocupa mitja hora, segurament us la traureu abans de sobre.
• Identificar i gestionar els lladres de temps i els “distractors”. Cadascú coneix els seus propis lladres de temps, aquelles coses que s’emporten el vostre temps com ara el correu electrònic, internet, el telèfon, les visites inesperades, una reunió no programada, la missatgeria instantània, problemes emocionals, pressions, tensions, discussions, migranyes, etc. Feu una llista de les vostres i busqueu com gestionar cadascuna. Per exemple. Llegir el correu tres cops al dia (primera hora, mig matí i primera hora de la tarda), desactivar el missatger en horari de feina, demanar sempre agenda de les reunions per saber què es tractarà i especialment per veure si la vostre presència aporta, posar horari per a les visites, practicar la Assertivitat per gestionar educadament les visites imprevistes o les converses que es surten del tema, etc.
• Protegir-nos de les interrupcions. Cada cop que patim una interrupció ens desconcentrem i tornar a la feina requereix un temps addicional. Connectar el contestador, fer saber a les nostres amistats i coneixences com contactar-nos (e-mail o mòbil) i a quina hora o inclús aïllar-nos en un altre despatx sense avisar a ningú si tenim molta feina, poden ser algunes solucions.
• Conèixer els vostres ritmes biològics. Personalment treballo millor pel matí, entre les 8 i les 12. Després, per obtenir el mateix resultat, he d’esforçar-me més. Fer les tasques importants en aquests horaris i deixar tasques més mecàniques per la tarda (en el meu cas).
• Gestionar els imprevistos i reservar-nos temps per reaccionar. Com diria Murphy “Shit happens!” i malauradament massa sovint i en el pitxor moment. No planifiqueu les 24 hores del dia, deixeu-vos espai per urgències i imprevistos.
• Tenir en compte els descansos i la vida privada. La nostre planificació ha de ser realista i realitzable, ha de contemplar la delegació en els nostres subordinats i contemplar canvis d’activitat per ajudar-nos a desconnectar. Una activitat no hauria de prolongar-se durant més de 3 o 4 hores; perdem efectivitat i perspectiva.
En resum, planificar la nostra agenda de manera realista, programar les nostres activitats segons prioritats (basades en la importància i/o la urgència) ens ajuda a gestionar el temps i evita que dubtem alhora d’iniciar la següent activitat: la propera de la llista. Les persones que aprofiten més el temps són aquelles que programen les seves activitats. Portar una agenda i revisar-la diàriament ajuda a controlar el compliment de les tasques en una gestió anticipada i ens allunya de la gestió reactiva o d’apagar focs.
Com diu el meu amic Ferran Juan, “tempus fugit, (collons si fugit)”.

Reservar-me temps per a mi mateixa

De la classe d’avui dissabte al PLF que estava liderada per l’Alfredo Diez, hi ha una reflexió que volia compartir amb vosaltres: Una àrea de millora de les dones és dedicar-nos temps a nosaltres mateixes.
Les dones no ens reservem estones per treballar les coses que són importants per nosaltres; ja sigui anar al gimnàs, desenvolupar una habilitat o competència o executar les introspeccions necessàries per créixer i lluir poderoses. Sempre trobem alguna cosa que passa per davant de JO!
Social i culturalment, està assumit i acceptat que els homes tinguin els seus espais personals (la cervesa amb els companys, el futbol amb els amics, la lectura del diari en l’esmorzar dels diumenges ...). Per sort, i no sense haver hagut de vèncer força reticències històriques (que dur era entrar en el cafè per portar algun missatge al pare ...), les dones em començat a participar – com a convidades consentides – d’aquests moments de puro i copa. Fora d’aquestes estones de condescendència, a les dones ens costa molt reservar-nos temps per a nosaltres mateixes, especialment si tenim fills. I quan ho fem, ens sentim terriblement culpables; culpables de què? Doncs de no estar fent el que hauríem d’estar fent (el sopar, llegir el conte als nens, ... es a dir, complaure algú altre).
Com les coses només s’aconsegueixen amb compromís (commitment), em faig propòsit de dedicar 8 hores a la setmana a mi mateixa: 4 per anar al gimnàs dues vegades i 4 més per reflexionar, opinar en el meu bloc o tenir una conversa bona i enriquidora. Les hores de lectura les compto apart per que les trec de les hores de son ... permeteu-me la trampa.